quarta-feira, 15 de setembro de 2010

Implantação e Perda de Tempo

Em janeiro desse ano, enquanto curtia minhas férias, recebi uma ligação de um amigo que precisava de um help para analise e, posteriormente, implantação de um novo módulo do sistema que eles usam na empresa em que trabalha.

A empresa que ele trabalha é relativamente grande e organizada. E como era um amigo precisando, fui. Arrumei minhas parcas malas e parti. Quando me perguntou quanto custaria minha visita disse que bastava pagar minhas despesas e tudo estaria certo, afinal de contas eu também aprenderia muito com essa análise e implantação.

Chegando lá, o módulo já estava liberado para testes. Pensei que iríamos testar o módulo e depois, caso tivéssemos dificuldades eles contratariam o serviço de assessoria do desenvolvedor.

Para minha surpresa...
Para minha surpresa, sem saber exatamente o que o módulo fazia, o diretor da empresa já tinha entrado em contato com o fornecedor e contratou, juntamente com a apresentação, uma assessoria com a idéia de mostrar o sistema e já verificar as necessidades para fazer o orçamento de implantação. Devo deixar claro que fez isso sem entrar em contato com o departamento de Informática da empresa. Eles sequer tiveram sua opinião perguntada.

Estava imaginando que antes de tudo, conversaríamos com a diretoria sobre as reais necessidades sobre aquele módulo. Se já não existia no modelo atual do software algo que atendesse essa nova demanda, coisa que costumo fazer onde trabalho. O ideal é sentar com os interessados antes e entender bem o problema.

Nesse caso, como disse a diretoria já tinha se adiantado e contratado o serviço. Minha ida a essa empresa praticamente foi inútil. Foi uma coincidência muito interessante eu ser chamado para dar essa ajuda e o diretor ter contratado o serviço. Acabou que chegamos no mesmo dia, eu pela manhã e a assessoria pela tarde (problemas com o vôo). Fizemos uma pequena reunião no CPD para saber o que fazer nos próximos dias.

Esse meu amigo, quando soube que a assessoria já tinha sido contratada, chiou aos montes. Ficou muito indignado, conversou com Deus e o mundo, mas a decisão já estava tomada e o diretor já estava 100% seguro de que o novo módulo era importante e devia ser implantado, custando que custasse. O engraçado é que, até onde eu sei ninguém sabia muito bem o que esse módulo fazia ate então.

Nos dois dias seguintes, foi feito apresentação do módulo, perguntas e respostas sobre dúvidas e questionamentos, reunião com o departamento de TI, levantamento de alguns requisitos de sistema, configurações básicas, pequenos testes, reunião em cada setor para conhecer melhor os processos. O mais curioso é que parte desse processo necessitada da presença da diretoria que não pode comparecer por causa de uma viagem que eles já tinham marcado.

No terceiro dia, concluímos as visitas aos departamentos e logo apos isso foi feita uma reunião com as pessoas chaves da empresa. Pessoas chaves são aquelas que, independente de ter um cargo de chefia, possuem certa liderança e que comprando a idéia, a implantação pode ser muito menos traumática do que normalmente é.

Como a diretoria só chegaria à tarde, o analista começou a fazer o relatório da sua visita. Relatório de visita consta os trabalhos por ele efetuado, a quantidade de horas que cada atividade consumiu, considerações gerais, sugestões, etc. Enquanto fazia o relatório, ficávamos futucando o novo módulo e perguntando algumas coisas.

Finalizado o relatório de visita, o analista começou a montar o projeto de implantação. Esse projeto foi dividido em duas partes:

A primeira contém as tarefas que a empresa deveria executar antes da próxima visita do analista de implantação. Sem essas tarefas concluídas, a implantação do módulo ficaria prejudicada. Essas execuções seriam acompanhadas pelo analista à distancia.

A segunda, e mais complexa, contém a programação da implantação propriamente dita, as datas no qual o analista estaria vindo para a empresa, custo de cada visita, os prazos de cada tarefa a ser executada. Cada visita do analista e uma série de novas tarefas será passada para que a empresa adéqüe até a próxima visita.

Todas essas informações estavam muito bem claras e destacadas no relatório, bastava apenas fazer a apresentação para a diretoria para que esta aprovasse e assinasse o contrato de serviço. Se eu não estou enganado, o custo total de implantação ficou perto de R$ 55.000,00 (cinqüenta e cinco mil reais). Fora o custo mensal.

Pelo que me recordo, a implantação demoraria entre 6 e 8 meses e o resultado só apareceria 2 meses depois de implantado, ou seja, seria gasto entre 8 e 10 meses para que tudo ficasse redondinho.

O projeto foi mostrado à diretoria e enquanto era lido, o diretor ficava apontando as pessoas que executariam cada tarefa e já tinha, a essa altura, designado um "gerente de projeto" que iria chamaria pra si toda a responsabilidade. Quando chegou na parte do valor aproximado do projeto, vi o diretor praticamente ter um infarto. Mas depois de conversar com outro diretor e o consultor, viram que o valor não estava muito longe do imaginado.

A coisa ficou feia mesmo quando ele viu o valor da manutenção mensal. Algo em torno de R$ 2.000,00. Que em minha opinião não estava nada caro para o que o módulo do sistema se propunha a fazer. E por causa de dois mil reais mensais o projeto foi abortado. Gastou-se tempo, paciência, esforço e mais um monte de coisas de todo mundo para no final das contas o projeto não for adiante.

Se o diretor tivesse conversado melhor com a TI, esse stress todo teria sido evitado. Ou bastava entrar em contato com a empresa de software e orçar quanto custaria mensalmente caso quisesse agregar esse módulo.

O mais triste ainda foi ouvir da boca do diretor da empresa que esse módulo não era tão necessário assim. O que emputece é o fato de não haver diálogo da forma que se deveria. Infelizmente muitas empresas não vem a TI da empresa como um departamento importante e que qualquer decisão com relação a sistemas deveria ter o crivo deste departamento.

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